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Ufficio relazioni con il Pubblico - Organizzazione

Direttore Servizi Generali Amministrativi

E' responsabile dell'osservanza delle leggi e dei regolamenti. Sovrintende, con autonomia operativa, ai servizi generali e amministrativo-contabili e ne cura l'organizzazione svolgendo funzioni di coordinamento, promozione delle attività e verifica dei risultati conseguiti, rispetto agli obiettivi assegnati al personale A.T.A. (personale amministrativo, tecnico e ausiliario)

 

Amministrazione personale docente e ATA

Responsabile: Assistente amministrativa  Bergantino Raffaella

Compiti

  • Gestione degli organici dell’autonomia (per i docenti) e del personale ATA (di diritto e di fatto)
  • Tenuta fascicoli personali analogici e digitali
  • Richiesta e trasmissione documenti
  • Predisposizione contratti di lavoro
  • Valutazione domande e compilazione graduatorie supplenze personale docente ed ATA ( e relativi controlli sulle autocertificazioni
  • Compilazione graduatorie interne soprannumerari docenti ed ATA
  • Certificati di servizio e dichiarazione dei servizi
  • Tenuta del registro certificati di servizio
  • Convocazioni attribuzione supplenze
  • COSTITUZIONE, SVOLGIMENTO, MODIFICAZIONI, ESTINZIONE DEL RAPPORTO DI LAVORO:
  • in particolare quando gli aspiranti stipulano il primo contratto:
  • effettuare il controllo dei titoli di accesso, accademici, professionali, culturali, artistici e di servizio ATA e per i docenti relativamente a tutte le classi di concorso dei docenti interessati e ATA (in caso di esito negativo delle verifiche, comunicare le determinazioni assunte altresì agli interessati);
  • Ricongiunzione L. 29
  • Quiescenza
  • Gestione statistiche assenze personale e pubblicazione dei dati sul sito web della scuola
  • Rilevazione permessi L 104/92 e inserimento nuove certificazioni
  • Pratiche cause di servizio
  • Anagrafe personale
  • Preparazione documenti periodo di prova
  • Controllo documenti di rito all’atto dell’assunzione
  • gestione supplenze
  • Comunicazioni assunzioni, proroghe e cessazioni al centro per l’impiego.
  • Aggiornamento assenze personale con emissione decreti congedi ed aspettative
  • Gestione assenze per scioperi.
  • Visite fiscali.
  • Permessi diritto allo studio.
  • Gestione infortuni e azioni di rivalsa del personale.
  • Sciopnet.
  • Assenzenet.
  • Assenze SIDI.
  • Tabulato per MEF e decreto per RTS ferie personale docente.
  • Autorizzazione libere professioni e attività occasionali.
  • Anagrafe delle prestazioni da comunicare al Ministero della Funzione Pubblica.
  • Corsi di aggiornamento e di riconversione.
  • Attestati corsi di aggiornamento.
  • Collaborazione con RSPP per adempimenti D.Lgs 81/08.
  • Ricostruzioni e progressioni di carriera, pratiche pensionamenti.
  • Gestione ed elaborazione TFR.
  • Adempimenti connessi con il D.Lgs. 33/2013 e D.Lgs. 97/2016 in materia di amministrazione trasparente.
  • in particolare provvede a gestire e pubblicare:
  • l'organigramma dell'istituzione scolastica.
  • i tassi di assenza del personale.
  • il Curriculum Vitae e la retribuzione del Dirigente Scolastico e tutto quanto previsto dalla normativa sopra citata.
  • Pubblicazione degli atti di propria competenza nella sez. "Pubblicità legale Albo on-line", ad esempio per quanto riguarda l'individuazione del personale supplente.

Gestione area patrimonio - Gestione acquisti

Responsabile: Assistente amministrativo Medolago Elisa

Compiti

  • Sostituisce il DSGA in caso di assenza e/o impedimento in quanto titolare di seconda posizione economica
  • Provvede agli impegni e accertamenti; agli incassi con emissione reversali d'incasso e liquidazione con emissione mandato di pagamento per OIL; provvede alla registrazione delle fatture liquidate in piattaforma certificazione dei crediti. Gestione del file XML  L. 190/2012
  • Elaborazione dati per programma annuale e conto consuntivo e relativi monitoraggi - Schede finanziarie PTOF
  • Contabilità fiscale:
  • CU al personale supplente e certificazioni fiscali agli Estranei P.A
  • trasmissione telematica Mod. 770 - IRSP - Conguaglio fiscale da inviare al MEF
  • Tenuta registro fatture elettroniche ai fini dichiarazioni di versamento IVA
  • Contabilità previdenziale:
  • MOD. UNIEMENS INPS e mod F24
  • Liquidazioni compensi accessori
  • Liquidazioni a CEDOLINO UNICO, relativa contabilità
  • Collabora con l'ufficio personale per le ricostruzioni di carriera e le pratiche pensionamenti
  • Adempimenti connessi con il D.Lgs 33/2013 e D.Lgs. 97/2016 in materia di amministrazione trasparente. In particolare provvede a gestire e pubblicare:
  • l'Indicatore (trimestrale e annuale) di tempestività dei pagamenti
  • l'Indicatore (trimestrale e annuale) dell'ammontare complessivo dei debiti e il numero delle imprese creditrici
  • il Programma Annuale
  • il Conto Consuntivo
  • il file XML previsto dalla L. 190/2012 da inviare all'ANAC entro il 31 gennaio di ogni anno
  • Pubblicazione degli atti di propria competenza nella sez. "Pubblicità legale Albo on line"
  • ACQUISTI
  • collaborazione con il DSGA e con il DS per l'attività istruttoria, esecuzione e adempimenti connessi alle attività negoziali per gli acquisti di beni e servizi o per l’esecuzione di lavori
  • Determina a contrarre
  • Bandi e gare
  • Ufficializzazione preventivi e acquisizione offerte
  • Redazione dei prospetti comparativi
  • gestione delle procedure negoziali comprese quelle svolte sul MEPA – Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione
  • Emissione degli ordinativi di fornitura, compresi gli ODA - Ordini Diretti di Acquisto, anche in adesione alle convenzioni CONSIP, se attive
  • Scarico Fatture elettroniche-Protocollo ed invio al programma argo bilancio
  • Stipula dei contratti di acquisto di beni e servizi, adempimenti connessi ai relativi progetti.
  • Richieste DURC e CIG fornitori
  • Creazione CUP
  • Controlli sui fornitori in base alla normativa vigente.
  • Verifica inadempienze all’obbligo di versamento c.d-“Equitalia”
  • Viaggi e visite di istruzione per l’aspetto contrattuale e contabile (gara di trasporto, gare per viaggi di istruzione) comprese le richieste di CIG/CUP/DURC e tutti i controlli sui fornitori in base alla normativa vigente.
  • Tenuta dei registri determine – contratti – magazzino scadenzario delle convenzioni, contratti, abbonamenti, ecc.
  • Cura delle forniture relative alle cassette di primo soccorso
  • Distribuzione dei DPI al personale ATA.
  • Distribuzione dei prodotti di pulizia ai collaboratori scolastici.
  • Contatti con Ufficio tecnico del Comune per la manutenzione di impianti, attrezzature, e contatti per servizi di ristoro.
  • Adempimenti connessi con il D.Lgs. 33/2013 e D.Lgs. 97/2016 in materia di amministrazione trasparente.
  • Tenuta registro inventario, carico e scarico beni.
  • consegne e collaudo di beni, in collaborazione, rapporti con i sub-consegnatari
  • Passaggi di consegne.
  • Gestione contratti di comodato d'uso.

Gestione alunni 

Responsabile: Assistente amministrativa Chiappa Margherita

Compiti

  • iscrizioni alunni
  • Informazione utenza interna ed esterna
  • gestione circolari interne
  • tenuta fascicoli documenti alunni - Richiesta o trasmissione documenti
  • Gestione corrispondenza con le famiglie
  • Gestione statistiche
  • Gestione pagelle, diplomi, tabelloni, scrutini, gestione assenze e ritardi
  • Gestione e procedure per adozioni libri di testo
  • Certificazioni varie e tenuta registri
  • Rilascio nulla-osta.
  • Concorsi alunni
  • Invalsi
  • Produzione dati per organici
  • Rilevazione SIDI e anagrafe nazionale
  • Registro elettronico
  • esoneri educazione fisica
  • Gestione denunce infortuni INAIL e Assicurazione integrativa alunni e/o personale
  • Gestione pratiche studenti diversamente abili
  • Collaborazione docenti Funzioni Strumentali per monitoraggi relativi agli alunni
  • verifica contributi famiglie
  • Esami di stato
  • elezioni scolastiche organi collegiali
  • Adempimenti connessi all’organizzazione delle attività previste nel PTOF
  • Gestione organizzativa viaggi d’istruzione e visite guidate, stesura incarichi ai docenti accompagnatori.
  • Predisposizione delle circolari per gli alunni.
  • Bandi e contratti al personale estraneo P.A.
  • Incarichi al personale P.A.
  • Anagrafe delle prestazioni degli estranei alla P.A
  • La tabella relativa agli incarichi attribuiti agli esperti esterni con i relativi Curriculum vitae
  • Gestione monitoraggi e rilevazioni statistiche riferite agli studenti
  • gestione pagamenti tramite Pago Online e gestione eventuali rimborsi
  • Verifica situazione vaccinale studenti
  • Collabora con l'ufficio personale per le ricostruzioni di carriera e le pratiche pensionamenti.
  • Adempimenti connessi con il D.Lgs. 33/2013 e D.Lgs. 97/2016 in materia di amministrazione trasparente. Pubblicazione degli atti di propria competenza nella sez. "Pubblicità legale Albo on-line".

Affari generali - Gestione protocollo e archivio

Responsabile: Assistente amministrativo Spina Francesco

Compiti

  • Convocazioni Organi Collegiali.
  • Tenuta registro delibere e predisposizione delibere secondo il verbale redatto
  • Relazioni sindacali- enti e istituzioni
  • Tenuta registro protocollo informatico
  • Circolari interne (compresa pubblicazione on-line sul sito web dell’istituzione scolastica)
  • Gestione corrispondenza elettronica riferite agli indirizzi PEO e PEC (Posta Elettronica Certificata), nonché i residuali flussi analogici;
  • Tenuta archivio cartaceo e archivio digitale
  • Tenuta e controllo pratiche relative a tutti i progetti da realizzare nell’ambito del PTOF
  • Distribuzione modulistica analogica al personale interno
  • Gestioni circolari scioperi e assemblee sindacali e inserimento statistica scioperi in SIDI.
  • Collaborazione con l’ufficio alunni e personale
  • Gestione istanze di accesso agli atti L. 241/1990
  • Gestione istanze di accesso civico (FOIA)
  • Gestione istanze ai accesso generalizzato (FOIA)
  • Gestione archivio analogico
  • Gestione procedure per l’archiviazione digitale
  • Gestione procedure per la conservazione digitale presso l’ente conservatore
  • Adempimenti connessi con il D.Lgs. 33/2013 e D.Lgs. 97/2016 in materia di amministrazione trasparente
  • Pubblicazione degli atti di propria competenza nella sez. "Pubblicità legale Albo on-line"